Trierea corespondenței dintr-o firmă nu e o simplă sarcină de birou. O notificare cu termen de răspuns rătăcită pe un birou sau o factură ajunsă la departamentul greșit pot costa bani, pot aduce penalități sau pot face ca firma să piardă un termen într-un litigiu. Legea nu spune cine anume trebuie să se ocupe de plicuri și de e-mailuri. Cere însă ca documentele care contează pentru activitatea firmei să fie înregistrate și să poată fi urmărite. Scopul este ca fiecare document să ajungă repede la omul care trebuie să se ocupe de el, să nu se piardă, să nu fie citit de cine nu are ce căuta în el și să nu rămână fără răspuns.
Temeiul juridic este Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Articolul 7 le cere celor care creează sau dețin documente să înregistreze și să țină evidența documentelor primite, a celor întocmite pentru uz intern și a celor trimise. Legea mai prevede că documentele se grupează pe probleme și după termenele de păstrare stabilite prin nomenclatorul arhivistic. Asta nu înseamnă că un pliant publicitar trebuie tratat ca un contract. Nici nu obligă fiecare firmă să angajeze pe cineva cu funcția de „registrator”. Obligația privește documentele relevante, al căror traseu trebuie organizat și urmărit.
Cine face concret trierea depinde de mărimea firmei, de domeniul în care lucrează, de volumul de documente primite și de cât de formalizate îi sunt procedurile interne. În firmele mici, de obicei se ocupă asistentul managerului, office managerul, recepționerul sau chiar administratorul. În companiile medii, sarcina ajunge de regulă la secretariat sau la departamentul administrativ. Firmele care primesc multe documente au registratură, oameni specializați în gestiunea documentelor sau platforme digitale care înregistrează și distribuie automat documentele primite. Cu cât firma e mai mare, cu atât mai puțin se poate baza pe cineva care „știe unde e totul”. Aici e și explicația pentru care tot mai multe companii trec la sisteme electronice de evidență.
Regula de bază e simplă: cine face trierea nu judecă fondul documentului. Dacă la recepție sosește o notificare juridică, angajatul nu trebuie să decidă dacă pretențiile din ea sunt întemeiate. Trebuie doar să vadă ce fel de document este, să-l înregistreze după procedură și să-l trimită fără întârziere juriștilor sau persoanei desemnate. La fel se procedează cu restul documentelor. Facturile merg la financiar-contabilitate, iar CV-urile la resurse umane. Reclamațiile pot ajunge la customer service, la conducere sau la departamentul de conformitate, în funcție de situație.
Evidența are folos practic. Unui document primit i se pot atribui data intrării, un număr de înregistrare, expeditorul, destinatarul din firmă, subiectul și, eventual, un grad de prioritate. Într-un sistem digital, aceste informații devin metadate. Dacă peste câteva luni firma trebuie să dovedească, de exemplu într-o dispută, când a primit un document și cine s-a ocupat de el, nu mai depinde de ce își amintesc colegii.
Cel mai la îndemână criteriu de triere este destinatarul. Dacă pe plic scrie numele unui angajat sau al unui departament, drumul documentului e clar. Altfel, documentul merge la cine răspunde de domeniul respectiv. Ordinea în care au sosit documentele nu mai ajunge însă când ele au greutăți diferite. Dacă în aceeași dimineață sosesc o ofertă de mobilier de birou, o factură și o notificare la care firma trebuie să răspundă într-un anumit termen, contează ce se întâmplă dacă fiecare dintre ele e lăsată să aștepte. Oferta poate aștepta. Notificarea, de cele mai multe ori, nu poate.
Sursă text și foto: Jurnalul Național — articolul original