Problema apare atunci când avansul este plătit unei societăți despre care clientul nu știe aproape nimic. Problema apare atunci când avansul este plătit unei societăți despre care clientul nu știe aproape nimic.
Un website bine realizat, o ofertă convingătoare sau o discuție profesionistă nu spun automat cine se află în spatele unei companii și nici dacă informațiile prezentate corespund situației sale actuale. Pentru contractele importante, câteva verificări făcute înainte de transfer pot reduce semnificativ riscul unor surprize ulterioare. Poate părea evident, dar primul pas este și unul dintre cele mai importante.
Trebuie verificată identitatea juridică exactă a societății căreia urmează să îi plătești banii. Nu este suficient numele comercial afișat pe un website sau într-o reclamă. Denumiri comerciale foarte asemănătoare pot aparține unor societăți complet diferite.
La fel, un brand poate fi operat de o firmă cu o denumire juridică care nu seamănă deloc cu numele sub care se promovează. De aceea, înaintea unui transfer important, informațiile din ofertă, contract și factură ar trebui să indice aceeași entitate. O firmă poate exista de mulți ani, dar situația ei se poate modifica.
Pot interveni schimbări privind sediul, administratorii, asociații, obiectul de activitate sau alte informații înregistrate oficial. Pentru verificarea informațiilor actuale poate fi util un certificat constatator , document care reunește date din Registrul Comerțului referitoare la societatea verificată, în funcție de tipul documentului solicitat. Acesta nu trebuie confundat cu certificatul de înregistrare primit de firmă la momentul constituirii.
Certificatul de înregistrare identifică societatea, în timp ce un document emis recent poate fi relevant atunci când vrem să aflăm informații actualizate despre aceasta. Pentru o tranzacție importantă, actualitatea informației contează. În companiile mici, interlocutorul este adesea chiar administratorul.
În firmele mai mari, contractele pot fi negociate de directori comerciali, angajați, consultanți sau reprezentanți. Totuși, pentru documentele importante trebuie verificat cine va semna și în ce calitate. Dacă semnatarul nu este persoana care poate reprezenta societatea conform informațiilor oficiale și regulilor aplicabile, poate fi necesară o împuternicire sau o altă justificare a puterii de reprezentare.
Cu cât valoarea contractului este mai mare, cu atât această verificare devine mai importantă.