Prezența profesională este prezentată adesea ca un mic exercițiu de actorie: îmbracă-te corespunzător, stai drept, privește interlocutorul în ochi și vorbește cu încredere. Toate aceste lucruri pot ajuta, însă nu sunt suficiente pentru a-i determina pe oameni să aibă încredere în tine.
Un lider convingător este recunoscut mai ales după ceea ce spune, felul în care își exprimă ideile și capacitatea de a se opri la timp, scrie CNBC Persoanele percepute drept autoritare reușesc să transmită mai mult folosind mai puține cuvinte. Ele transformă subiectele complicate în explicații simple și nu își obligă interlocutorii să urmărească un șir lung de ezitări. Imaginează-ți că, într-o ședință, cineva te întreabă dacă raportul va fi gata marți.
„Păi, cred că probabil ar trebui să reușim, dar mai așteptăm câteva cifre de la departamentul financiar și, dacă le primim luni dimineață sau cel târziu în jurul orei 15:00, atunci da, sperăm să fie gata marți. ” Dacă există o condiție importantă, aceasta poate fi adăugată imediat: „Da, va fi gata marți, dacă primim cifrele de la Financiar până luni, la ora 15:00. ” Răspunsul scurt nu înseamnă să ascunzi problemele sau să promiți ceva ce nu poți livra.
Înseamnă să elimini formulările care nu aduc informații utile. Expresii precum „ăăă”, „deci”, „practic”, „știi” sau „cumva” nu îi ajută pe ceilalți să înțeleagă mai bine ideea. Folosite des, ele întrerup ritmul și obosesc publicul.
O pauză scurtă este, de cele mai multe ori, mai eficientă decât umplerea tăcerii cu sunete sau cuvinte fără conținut. „Cred că”, „poate”, „oarecum”, „voiam doar să spun repede” sau „dacă are sens ce spun” pot slăbi inutil o idee. Prudența este necesară atunci când informația nu este sigură.
Dacă însă cunoști răspunsul, exprimă-l direct. În loc de „Cred că ar fi bine să trimitem documentul astăzi”, poți spune: „Ar trebui să trimitem documentul astăzi. ” „În jur de șase sau șapte” poate deveni simplu „șapte”, dacă aceasta este estimarea realistă.
„Cu condiția să primim datele luni dimineață sau, eventual, mai târziu, dar înainte de ora 15:00” poate fi redus la „dacă primim datele până luni, la ora 15:00”. Mesajul rămâne același, dar devine mai ușor de urmărit. Termenii tehnici și expresiile corporatiste îi pot face pe oameni să-și piardă atenția.
Cuvintele simple sunt, de obicei, mai puternice. Nu spune „vom operaționaliza soluția” dacă poți spune „vom aplica soluția”. Nu „utiliza” un instrument dacă îl poți „folosi”.
Contextul este util numai atunci când îl ajută pe interlocutor să înțeleagă răspunsul. Explicațiile despre întregul proces, istoricul problemei și toate scenariile posibile pot ascunde informația principală. Întrebarea esențială este: ce trebuie să știe persoana din fața mea, nu câte lucruri știu eu despre subiect?